Правила ведения деловой переписки по электронной почте

В процессе развития технологий в мире деловой переписке прочно заняла место электронная почта. Это произошло благодаря основным ее преимуществам – доступности в любое время суток, оперативности, простоте в использовании. Но дело в том, что в связи с популяризацией этого вида переписки возникли определенные правила ее ведения.

Получение электронных писем

Если вы часто работаете с электронной почтой, то следует каждый день по несколько раз проверять свою почту, иначе вы можете затянуть решение или замедлить работу других людей. Если вы получили письмо (это не касается спама) значит, нужно его прочитать, так как кто-то отправил его вам. Например, должность менеджера подразумевает общение с коллегами, переписку с потенциальными клиентами и т.п. Поэтому рабочий день менеджера должен начинаться с проверки своей почты. Чтобы делать это быстро, да и для собственного удобства, можно изменить настройки почты так, чтобы проверка осуществлялась каждые 10 минут. Бывают случаи, когда нет возможности ответить сразу на письмо (вы заняты другой важной работой), но вы увидели, что оно вам пришло. Посмотрите от кого оно, какая тема письмо и посмотрите заголовок для быстрой оценки важности данного сообщения.
Постарайтесь разу отвечать на письма. Это поможет избежать на почте завалов.

Отправка электронных писем

Написание делового письма требует внимательности и продуманности. Конечно же, вы должны знать правила орфографии и пунктуации, ведь вы же не хотите иметь в деловых кругах репутацию неуча и безграмотного человека.

Необходимо правильно использовать и заполнять поля «Кому», «Копия» («Скрытая копия»). В поле «Кому» нужно указывать данные адресата, от которого вы ждете ответ, а поле «Копия» используется для того, чтобы доставить это письмо сразу нескольким получателям, которые будут как бы «приглашенными очевидцами». В таком случае получатель не должен отвечать на письмо. И лучше всего при отправке такого письма начинать его со слов «извините, что вмешиваюсь». Из вежливости. Поле «Скрытая копия» существует для того, чтобы отправлять письма нескольким получателям, но основной из них, указанный в поле «Кому», не знает о существующих «скрытых» получателях. Обычно это поле используют для массовой рассылки информации. Когда вы отвечаете на такое письмо, не забудьте включить функцию «ответить всем», чтобы не забыть ни одного получателя. Добавить или удалить нежелательных получателей можно всегда.

Такое поле, как «Тема», необходимо всегда заполнять. Человек, которому вы отправляете данное послание, может получать в день множество писем и заполненная «тема» будет ему подсказкой и помощью. Он сможет по данному полю оценить степень важность письма. Расписывать тему не нужно. Достаточно информативно и коротко отобразить содержимое письма (два-три слова).

Как правильно писать электронное письмо?

Всегда нужно начинать деловое письмо с приветствия. Это правило не обсуждается. Общаться с адресатом необходимо на его языке, включая лингвистику и форму общения. Не нужно пользоваться траслитом, отправляйте письма в тексте, прилагая его к письму. Деловые письма должны быть лаконичными, выдержанными и точными (четко указывать данные – дата, место, время). Конкретность деловой переписки заключается в том, что буквально с первой строчки получатель должен понять, что от него требуется. Избегайте «воды», длинных сложных предложений на несколько листов, если все можно изложить в несколько строк. Заканчивать письмо необходимо словами вежливости. Например, спасибо, до свидания, жду ответа, с уважением и т.д.